Meetingkultur in deutschen Büros: Irgendjemand kommt immer zu spät, der Sitznachbar schaut nur auf sein Smartphone und die Abteilung diskutiert endlos und ohne erkennbares Ziel. Man dreht sich sprichwörtlich im Kreis. Abhilfe schafft hier ein kühler Kopf – der systemische Moderator, der die Gemüter beruhigt und Lösungsmöglichkeiten durch geschickte Fragestellungen aufzeigt. Da in „normalen Meetings“ für gewöhnlich kein externer Moderator zur Verfügung steht, tut die Führungskraft gut daran, sich selbst mit den Aufgaben und Fähigkeiten eines systemischen Moderators auseinanderzusetzen und diese Rolle zu übernehmen. Erfahren Sie, wie eine produktive Kommunikationskultur in Meetings entsteht und warum diese Kompetenzen heutzutage so wichtig sind.

Meetings sind allgegenwärtig

Unternehmen agieren zunehmend global, in Projekten, Joint Ventures und wechselnden Teams. Ständig gehen wir neue Beziehungen ein, ob mit Kunden, Mitarbeitern oder Kooperationspartnern. Die zunehmende Komplexität dieser projektbezogenen Teams erfordert vermehrte Abstimmung, die sich in einer deutlichen Zunahme von Besprechungen, Sitzungen und Meetings widerspiegelt.

Eine adäquate Strukturierung der Kommunikation innerhalb dieser Teams ist deshalb immer wichtiger, um effektive Arbeitsprozesse zu gewährleisten. Hier sind Führungskräfte gefragt – denn Führung bedeutet heutzutage nicht nur, im Expertensilo zu sitzen, sondern auch Potenziale und Kreativität im Team aktiv zu fördern.

Neutraler Vermittler statt Alphatier

Die Rolle des systemischen Moderators folgt einer klaren Linie: Er ist weder inhaltlicher Experte, noch Alphatier, das die Aufmerksamkeit der Gruppe auf sich zieht. Vielmehr ist er unterstützender Begleiter im Meetingprozess. Der Moderator hält sich zurück, hört zu und leitet die Gruppe auf ihrem Weg der Lösungsfindung. Offenheit und Neutralität gegenüber allen Teilnehmern sind Grundvoraussetzungen für eine gelungene Moderation – jede einzelne Meinung zählt!

Der Moderator hat allerdings auch die Aufgabe, jederzeit den Überblick zu bewahren und alle Ideen und Meinungen fruchtbar in den Lösungsprozess zu integrieren. Im Bestfall schafft er eine Atmosphäre, in der jeder Teilnehmer seine Fähigkeiten optimal einbringen kann. Eine ehrliche und wertneutrale Haltung, gepaart mit Authentizität im Handeln, lässt die Teilnehmer Vertrauen gewinnen.

Wertschätzung und Fehlerkultur

Die Wertschätzung der Teilnehmer und ihrer Redebeiträge wird in der systemischen Moderation großgeschrieben – Respekt und Offenheit gelten als Grundvoraussetzung für produktive Meetings und Workshops. Somit holen Sie wirklich jeden mit ins Boot – niemand muss sich fürchten, etwas Falsches zu sagen. Nicht nur der eloquente Chef soll zu Wort kommen, sondern auch der stille Neuling, der ganz hervorragende Lösungsansätze einbringt, wenn er denn gefragt wird.

Wertschätzung spiegelt sich auch in der gelebten Fehlerkultur wider. Das Problem in vielen Betrieben: Es wird zu wenig direktes Feedback gegeben – stattdessen wird sich eher hinter dem Rücken oder gleich beim Chef über mangelnde Kompetenz beklagt. Wenn ein solches Kommunikationsdefizit und ein Atmosphäre des Misstrauens im Team vorherrschen, ist auch hier der Moderator gefordert, den konstruktiven Umgang mit Fehlern zu fördern und neue Kommunikationswege herzustellen.

Vorbereitung auf die Moderation

Niemand begibt sich gerne auf eine Reise ins Ungewisse: Deshalb lautet eine der wichtigsten Empfehlungen der systemischen Moderation, den Moderationsauftrag im Vorfeld sorgfältig zu überprüfen. Nur wer die Rahmenbedingungen genauestens kennt, kann agil und flexibel entscheiden, welche Vorgehensweise situativ die richtige ist.

In der Vorbereitung muss der Moderator sich einen Überblick über die Gruppe und die Ziele der Moderation verschaffen. Erst einmal ist es wichtig, alle zur Erreichung des Moderationszieles notwendigen Teilnehmer an einen Tisch zu bringen – je vollständiger die Runde der Entscheidungsträger, desto besser.

Eine besonders wichtigste Aufgabe stellt sich dem Moderator noch: Er muss den Einflussbereich der Anwesenden auf die Zielerreichung überprüfen und in seine Moderation einbeziehen. Einfacher ausgedrückt: Es gilt zu klären, ob das Ziel wirklich von den anwesenden Teilnehmern umgesetzt werden kann oder ob es außerhalb ihrer Einflusssphäre liegt.

Erstkontakt mit der Gruppe

Kennen Sie das? Sie betreten einen Raum voller Menschen und spüren die Stimmung, die Anspannung oder auch den Unmut der Anwesenden am eigenen Leib. Keine Sorge – Ihr Stimmungsbarometer hilft Ihnen bei der Moderation. Kanalisieren Sie diese Stimmung, um zu sehen, wo Ihre Gruppe derzeit steht.

Ist der Aggressionslevel zu hoch und fliegen sprichwörtlich die Fetzen, müssen sich die Gemüter erst einmal beruhigen. Erst danach können Sie produktive Ergebnisse erwarten. Hierzu muss Dampf aus dem Kessel gelassen werden. Lassen Sie Ihre Teilnehmer ruhig Ihren Unmut äußern – konstruktiv versteht sich! Droht die Situation dennoch zu eskalieren, darf der Moderator nicht davor zurückschrecken, das Meeting vorzeitig zu beenden.

Doch nicht nur ein Zuviel an Energie kann die Ziele der Moderation gefährden. Ist zu wenig Power vorhanden, verläuft die Moderation zwar deutlich ruhiger, aber gewiss nicht erfolgreicher. Die Wahrheit liegt wie so oft in der Mitte: Der Idealzustand ist ein mittleres Maß an Reibung und Handlungsenergie. Hier sind die Teilnehmer aufmerksam bei der Sache und mobilisieren ihre Energie zur gemeinsamen Lösungsfindung.

Erfolge der systemischen Moderation

Die systemische Moderation bietet die Möglichkeit, wirklich alle Teilnehmer einer Gruppe zu erreichen und deren Expertise produktiv zu nutzen. Durch eine Politik der offenen Kommunikation können neue Ideen viel schneller angenommen und umgesetzt werden.

Mithilfe klarer Kommunikationsstrukturen in Meetings, Arbeitstreffen und Co lässt sich Zeit und dadurch auch Geld einsparen. Im Optimalfall unterstützt die systemische Moderation zusätzlich die Herausbildung einer eigenen Unternehmenskultur, an der sich die Mitarbeiter orientieren können.

Letztendlich führt die kluge Moderation auch zu mehr Kreativität und Zufriedenheit innerhalb des Unternehmens, was sich ebenfalls deutlich auf den wirtschaftlichen Erfolg auswirkt.

Autoreninfo:

Michaela Stach ist seit 1995 als Unternehmerin selbstständig. Nach zahlreichen fundierten Ausbildungen im Bereich Coaching, Change Management, Moderation und Großgruppenmoderation spezialisierte sie sich auf die systemische Moderation und gründete 2011 die Akademie für Systemische Moderation. Ihr Buch „Agil Moderieren. Konkrete Ergebnisse statt endloser Diskussion“ erschien 2016 bei BusinessVillage. Michaela Stach führt selbst Moderationen und Großgruppenmoderationen durch. Vom Dachverband der Weiterbildungsorganisationen (DVWO) wurde ihr 2017 das DVWO-Qualitäts-Siegel für „Geprüfte und ausgezeichnete Fachqualität in der Weiterbildung“ verliehen. Mehr Infos unter: Akademie für systemische Moderation

Zum Buch:

Diskussionsrunden, Meetings oder Projektbesprechungen produzieren oftmals frustrierte Teilnehmer, statt verwertbarer Erkenntnisse. Man redet unkonkret aneinander vorbei und dreht sich im Kreis, wenn Alibimoderationen ihr Ziel verfehlen. Tragfähige Lösungen können aber nur entstehen, wenn ein kühler Kopf die verschiedenen Perspektiven und Expertisen im Raum nutzbar macht. Michaela Stach zeigt in ihrem neuen Buch, wie man Moderationen auf agile Weise mit Offenheit, Wertschätzung und Multiperspektivität zum Gewinn macht. Basierend auf den Erfolgen der systemischen Moderation zeigt sie, wie die Teilnehmer durch gezielte Fragen aktiviert und einbezogen werden, damit aus Gesprächen Erkenntnisse und aus Ideen Ergebnisse werden.