Katharina Berger

Ob Vertrieb, Marketing oder Datenverwaltung, eine zeitgemäße Lösung im Customer Relationship Management (CRM) erspart Ihnen viel Zeit und Mühen. Die Auswahl an Systemen ist groß, die in ihrem Funktionsspektrum und allen Einsatzmöglichkeiten an Firmengröße, Branche und Einsatzzweck anzupassen sind. Mit den nachfolgenden zehn Tipps erfahren Sie, worauf Sie bei der Auswahl eines CRM-Systems für Ihr Business achten sollten.

Tipps und Hinweise für Ihr ideales CRM

1. Investieren Sie als kleines Unternehmen nicht gleich in einer kommerzielle Premium-Lösung mit zahllosen Funktionen und Einsatzgebieten. Eine kompakte Business-Software reicht im Regelfall aus, um die Bedürfnisse von Start-ups abzudecken. Zu einem späteren Zeitpunkt ist bei allen seriösen Entwicklern ein Upgrade der Software möglich.

2. Legen Sie im Vorfeld die Ziele und Funktionen fest, die Sie von Ihrem neuen CRM erwarten. Beim Kauf eines Autos legen Sie schließlich auch im Vorfeld fest, ob es ein Sportwagen oder eine Familienkarosse werden soll. Dies setzt voraus, dass Sie die verschiedenen Einsatzbereiche der CRM-Lösung verstehen und den jeweiligen Sinn erkennen.

3. Achten Sie darauf, dass sich das CRM-System komplett als Cloud-Plattform nutzen lässt. Anwendungen wie Zoho sind hierauf ausgelegt und sichern Ihnen und Ihren Mitarbeitern den Zugriff jederzeit und von jedem Ort und Device aus zu. Dies fördert das kommunikative Arbeiten in Teams erheblich.

4. CRM ist ein weitreichender Begriff, der Aspekte von Marketing und Kundenbindung genauso umfasst wie Ihre Finanzen und das Personal- und Rechnungswesen. Achten Sie bei der Auswahl der CRM-Anwendung darauf, dass die Software eine modulare Struktur aufweist, um die einzelnen Bereiche nach Ihren betrieblichen Vorstellungen abzudecken.

5. Keine Funktion eines CRM-Systems bringt Sie und Ihr Unternehmen weiter, wenn die Funktionen von Ihren Mitarbeitern nicht genutzt werden. Stellen Sie deshalb sicher, dass die Funktionen von allen Ausführenden verstanden werden, um sie richtig und verlässlich zu nutzen. Dies gilt auch für die Interkonnektivität, die Lösungen wie Zoho One bieten.

6. Der mobile Zugriff ist speziell für Ihren Vertrieb im Außendienst von großer Bedeutung. Eine gute und leistungsstarke Software bietet Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, per App auf das gesamte Portal zuzugreifen. So lassen sich in Sekunden relevante Daten vom Smartphone aus überblicken und die richtigen Entscheidungen treffen.

7. Neben dem Umfang vieler einzelner Anwendungen sollten die einzelnen Module durch Add-ons anpassbar sein. Selbst wenn Sie Ihr CRM-System nur für einzelne Einsatzgebiete wie Vertrieb und Marketing nutzen, werden Sie die Anwendung im Laufe der Zeit an Ihre neuen, betrieblichen Bedürfnisse anpassen wollen.

8. Gerade in der digitalen Welt möchte niemand die Katze im Sack kaufen. Prüfen Sie deshalb im Vorfeld, ob es eine Testversion des CRM-Systems gibt. Hierdurch machen Sie und Ihre Mitarbeiter sich mit allen Grundfunktionen vertraut, und dies ohne ein finanzielles Risiko.

9. Für die Nutzung einzelner Module sollte kein Mitarbeiter über ein abgeschlossenes Studium im Finanzbereich oder im Marketing verfügen müssen. Tutorials seitens der Herausgeber, ob in Schriftform oder als Video-Anleitungen, sollten dem Anwender schnell und direkt weiterhelfen.

10. Zu einer echten Entlastung wird Ihr CRM-System, je mehr Projekte und Aufgaben Sie automatisieren können. Dies reicht vom Ticket-System im Kundensupport bis zu vorgefertigten Antworten auf übliche Anfragen. Je höher der Grad der Automatisierung einer Anwendung ist, umso stärker werden Sie die Entlastung im Business-Alltag spüren.

Sicherlich ist es Ihnen bereits einmal passiert: Die Festplatte Ihres Computers hat den Dienst quittiert, Ihr Smartphone wurde gestohlen, Ihr Betriebssystem wurde von einem Virus befallen, oder Sie selbst haben aus Versehen den falschen Ordner gelöscht. Das alles kann Ihnen täglich passieren, aber es ist nicht so schlimm, Sie haben ja ein Backup gemacht. Oder?!

Beruhigt zurücklehnen kann sich jeder, der regelmäßig eine Backup Software benutzt. Diese unterstützt Sie bei der erfolgreichen Sicherung Ihrer Daten und hilft Ihnen, korrekte Datensicherungen anzulegen, ohne dass Sie manuell viel konfigurieren müssen. Viele Lösungen laufen sogar automatisch im Hintergrund, so dass Sie sich auf Ihr Business konzentrieren können und keine Angst haben müssen, dass Sie ein Backup vergessen.

Welche Backup-Strategien gibt es?

Egal, ob es sich um extrem wichtige Unternehmensdaten oder auch nur um die privaten Urlaubsbilder handelt – ein Datenverlust ist immer sehr ärgerlich und kann, zumindest im ersten Fall, schlimmstenfalls eine Firma ruinieren. Die Technik ist weder unsterblich noch unangreifbar, dazu kommen außerdem menschliche Bedienungsfehler. Allerdings ist es nicht ausreichend, alle zwei Wochen alle Dateien auf eine externe Festplatte zu kopieren, denn auch diese kann eines Tages ausfallen, und innerhalb von zwei Wochen können viel Arbeit und viele neue Daten verloren gehen.

Daher gilt es vor einem planlosen Hin- und Her-Kopieren verschiedener Daten zunächst eine an Ihre Branche und Anforderungen angepasste Backup-Strategie zu finden. Deshalb möchten wir Ihnen kurz die gängigsten Backup-Methoden und Ihre Vor- und Nachteile vorstellen.

Vollständiges Backup:

Die klassische, komplette Datensicherung aller Daten, sie schließt neben allen persönlichen Daten auch das gesamte Betriebssystem mit ein. Daher ist diese Form des Backups direkt bootfähig und daher besonders geeignet für alle, die auf Nummer sicher gehen wollen.

Vorteile
• Keine besondere Strategie nötig
• Sehr einfach
• Sehr sicher

Nachteile
• Jede Datensicherung ist sehr zeitaufwendig, daher
• Wenig geeignet für tägliche Sicherung
• Ständig steigender Platzbedarf

Differentielles Backup:

Das differentielle Backup besteht erstens aus einer vollständigen Datensicherung und zweitens aus einer täglichen Sicherung der veränderten Daten. Jeden Tag führen Sie ein weiteres differentielles Backup durch, das insofern täglich an Größe zunimmt. Somit besitzen Sie zwei voneinander unabhängig funktionierende Backups. Wenn das zweite eine gewisse Größe erreicht hat, legen Sie erneut ein vollständiges Backup an und beginnen am nächsten Tag mit einem neuen, differentiellen Backup.

Vorteile
• Wesentlich schnellere tägliche Backups
• Geringerer Platzbedarf als eine Vollsicherung
• Beide Backups funktionieren voneinander unabhängig

Nachteile
• Es sind zwei Archive zur Wiederherstellung nötig
• Es werden täglich alle geänderten Daten seit dem letzten Backup gesichert
• Widerherstellung dauert länger als aus einer Vollsicherung

Inkrementelles Backup:

Diese Form des Backups ist einem differentiellen Backup sehr ähnlich. Auch hier beginnen Sie zunächst mit einer vollständigen Datensicherung, also einer kompletten Kopie aller Ihrer Daten und des Systems, aber anschließend werden von Tag zu Tag nur die Änderungen seit dem letzten Tag gesichert. Das bedeutet, dass Ihr komplettes Backup am Tag X aus der ersten Vollsicherung und allen weiteren Backups seit dem ersten Tag besteht. Falls Sie nun ein Backup mit Stand von Tag X wiederherstellen wollen, müssen Sie neben der ersten Vollsicherung alle inkrementellen Backups seit dem ersten Tag importieren. Diese Lösung wird sehr oft für Cloud-Lösungen eingesetzt.

Vorteile
• Extrem schnelle tägliche Backups
• Sehr geringer Platzbedarf, ideal für Cloud-Sicherung
• Sehr gut geeignet für tägliche oder stündliche Datensicherung

Nachteile
• Wiederherstellung der Daten ist sehr zeit- und arbeitsaufwändig
• Sehr hohes Risiko
• Wenn nur ein inkrementelles Backup defekt ist, sind alle weiteren nutzlos

Neben der Wahl der Backup-Methode spielt auch die richtige Wahl der Backup-Medien eine große Rolle, zum Beispiel neben USB-HD’s auch NAS-Laufwerke. Wir empfehlen Ihnen immer mindestens zwei Kopien anzulegen. Eine beliebte Backup-Strategie ist die 3-2-1-Regel. Das bedeutet:
• 3 Mal Ihre Daten: einmal das Original, zweimal die Kopie
• 2 verschiedene Speichermedien für die Kopien
• 1 externe Datensicherung außerhalb der Firma oder des Hauses

Wenn Sie diese Regeln beachten, können Sie gelassen dem nächsten system- oder anwenderbedingten Datenverlust entgegensehen. Wichtig ist die konstante Sicherung, weshalb die meisten Firmen auf automatisierte Backup-Lösungen setzen, die permanent im Hintergrund laufen.

Die unternehmerische Leistung ist auch immer abhängig von der Führung. Dabei machen sich viele Arbeitnehmer in führenden Positionen regelmäßig Gedanken, wie sie ihre Führungsqualitäten verbessern können. Denn um ein Team in einem Unternehmen erfolgreich zu führen, braucht es nicht nur Selbstbewusstsein und eine entsprechende Autorität, sondern vor allem grundlegende Strategien. Damit Mitarbeiter einer Führungskraft vertrauen und bedingungslos folgen, gehört demnach viel mehr dazu, als seine Kompetenzen auszuspielen. Viele Mitarbeiter fühlen sich von ihren Führungskräften nicht wirklich ernst genommen. Ebenso werden häufig Konflikte innerhalb eines Unternehmens unzureichend gelöst. Dabei ist es genau hier die Aufgabe von Führungskräften alle Mitarbeiter gerecht zu behandeln. Ein guter Führungsstil in einem Unternehmen ist demnach die Basis für den Erfolg. Dazu gehört es auch Methoden bereitzustellen, um Projekte und Arbeitsprozesse schneller und einfacher zu erledigen. Gleichzeitig sollte allerdings auch darauf geachtet werden, dass die Interessen der einzelnen Mitarbeiter gewahrt werden. So ist die Führung in einem Unternehmen keineswegs eine leichte Aufgabe und stellt viele Menschen in entsprechenden Positionen vor eine große Herausforderung. Um seinen Führungsstil zu verbessern, gibt es ganz unterschiedliche Ansatzpunkte. Dabei ist es vor allem die agile Führung, die es ermöglicht Mitarbeiter deutlich entspannter arbeiten zu lassen. Wir haben Ihnen im Folgenden einen Ratgeber entworfen. So erhalten Sie hier einige Tipps und Tricks um die Führungsqualitäten als Unternehmer zu verbessern.

Eine agile Führung für mehr Selbstständigkeit bei der Teamarbeit

Eine agile Führung gilt es Eckpfeiler für eine moderne Organisation in einem Unternehmen. Dabei ist es die Aufgabe von agilen Führungskräften die inhaltlichen Rahmenbedingungen festzulegen, in denen sich Angestellte selbstorganisiert und autonom bewegen können. Ebenso gilt es verschiedene Prozesse in einem Unternehmen zu optimieren, um Verantwortlichkeiten und Verbindlichkeiten von Mitarbeiter genau zu navigieren. Viele Unternehmer wissen nicht wie sie Agilität und Führung vereinen sollen. Immer noch denken vielen Führungskräfte bei einem agilen Führungsstil an eine Vorstufe zur Anarchie, bei der jeder Mitarbeiter das tut, was im gerade gefällt. Doch weit gefehlt: Agilität in einem Unternehmen bedeutet zwar mehr Freiheit für Mitarbeiter, allerdings gleichzeitig auch mehr Verantwortung in verschiedenen Bereichen. Die Mitarbeiter einfach einmal lassen machen, statt vorab zeitaufwendige Meetings einzuberufen, kann ein Unternehmen neu beflügeln. Demnach setzen immer mehr Unternehmen auf einen agilen Führungsstil.

Seine Fehler eingestehen zeugt von Größe und Stärke

Die meisten Menschen in Führungspositionen haben große Probleme damit sich Fehler einzugestehen. Denn Fehler sind für die meisten Unternehmer ein Zeichen von Schwäche. Hat man beispielsweise die Moderation bei der Konfliktbewältigung im Büro nicht wirklich gut gemeistert, gilt es daran zu arbeiten, anstatt anderen die Schuld zuzuschieben. Die Arbeit als Führungskraft geht einer kontinuierlichen Entwicklung voraus. Man lernt als Führungskraft täglich neue Dinge, so dass man Entscheidungen schneller und besser treffen kann. Dazu gehört auch zu seinen Fehlern zu stehen und nicht andere für das eigene Fehlverhalten verantwortlich zu machen.

Ein Vorbild für Disziplin und Engagement sein

Was du heute kannst besorgen, verschiebe nicht auf Morgen! Diese Redewendung trifft vor allem bei der Arbeit im Team zu. Für Führungskräfte gilt es seinen Mitarbeiter stets ein gutes Vorbild zu sein. Dazu gehört auch an festen Strukturen und Arbeitsabläufen festzuhalten. Disziplin und Engagement sind Tugenden, die von jeder Führungskraft gelebt werden sollte. Ohne die nötige Disziplin lassen sich verschiedene Projekte und Abläufe nicht wie gewünscht umsetzen. Demnach ist Selbstdisziplin für Menschen in Führungspositionen ein wichtiges Merkmal.

Seine Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen

Man ist im Unternehmen nur so stark wie sein schwächstes Glied. Demnach gilt es sich hin und wieder zurückzunehmen und sich nicht ständig mit seinen Entscheidungen in den Mittelpunkt zu stellen. Gute Führungskräfte schaffen es ihren Angestellten auch aktiv zuzuhören und offen für Verbesserungsvorschläge zu sein.