Der Betrieb wächst, eine Software ist unumgänglich
Wenn der Betrieb wächst, mehr Mitarbeiter beschäftigt werden oder sich die ohnehin schon lästige Buchhaltung immer aufwendiger und zeitraubender gestaltet, wird es allerhöchste Zeit, sich mit dem Thema Bürosoftware zu befassen. Sie übernimmt nicht nur alle wichtigen Schritte rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung, sondern erweist sich gleich in vielerlei Hinsicht als absolut hilfreich und effektiv.
Recurring Billing: In Zukunft nur noch online?
Viele Unternehmen besitzen eigene Abteilungen, um die zahlreichen komplexen Abrechnungsprozesse zu bewältigen. Deren Ausarbeitung und Versand erfordern jedoch einen hohen zeitlichen, personellen und finanziellen Aufwand. Daher nutzen viele Firmen im Internet verfügbare Dienste, die die Erstellung und den Versand zahlreicher Abrechnungsvorgänge übernehmen.
Professionell verwaltetete Abrechungsvorgänge sind essentiell für alle Unternehmen. Sie müssen hierbei den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Daher zögern manche Verantwortlichen, Onlineverfahren für diese Prozesse zu wählen.
Vorteile und Nachteile
Zweifel dieser Unternehmer beziehen sich häufig auf das Thema Sicherheit. Daten im Internet zu verschicken, erscheint nicht nur Unternehmern, sondern auch zahlreichen Privatpersonen im Zeitalter der Spähaffäre durch Geheimdienstprogramme wie Prism, XKeyscore oder Tempora zu heikel. Doch die Online-Anbieter haben reagiert: Daten werden in gesicherten Rechenzentren gespeichert, nur der jeweilige Nutzer hat Zugang zu ihnen. Der Online-Service selbst ist durch eine SSL-Verschlüsselung gesichert, Firewalls schützen das System. Ein weiterer Kritikpunkt, die zu kurze Archivierungszeit, ist ebenfalls einen Schritt vorangekommen. So sind Daten bei Anbietern wie Pactas (http://www.pactas.com/) bis zu zehn Jahre abrufbar, wenn Unternehmer den kostenpflichtigen Account wählen. In der kostenlosen Version dieses Anbieters sind die Daten drei Monate lang archiviert. Vorteile bei einer Auslagerung von Buchhaltung ins Internet sind nicht von der Hand zu weisen. Das Ordnen der Papiere muss nicht firmenintern erledigt werden. Porto- und Kuvertkosten sowie Personalkosten für zuständige Mitarbeiter entfallen. Die papierlose Abwicklung ist auch umweltfreundlicher. Nicht nur das bei der herkömmlichen Buchhaltung und Archivierung genutzte Papier, sondern auch die notwendigen Druckerpatronen sparen sich die Unternehmer beim Service im Internet. Die Digitalisierung der Daten vermindert zudem den Aufwand.Beispiele für Online-Anbieter von Recurring Billing Tools
Der erwähnte Anbieter Pactas mit Sitz in Frankfurt bietet Interessierten einen 14-tägigen Gratistest. Das Verfahren wird übersichtlich in einem kurzen Video auf der Homepage erläutert. Der Service eignet sich für die verschiedensten Geschäftsbereiche. Als Beispiel sind Musik-Flatrates, Carsharing-Abrechnungen, Zeitschriften-Abos oder die halbjährliche Mitgliedschaftsbeitragsrechnung genannt. Solche wiederkehrenden Rechnungen, die sich immer gleichen, auch Recurring Billing genannt, werden durch das Verfahren dieses Anbieters erleichtert. Alle Daten können von überall verwaltet werden, Zahlungen verfolgt und komplexe Preismodelle abgebildet werden. Das Abonnement-Geschäft oder weitere Recurring Billing-Komponenten, sowohl zeitabhängige, also subscription, wie auch nutzungsabhängige, also metered billing, werden hierbei von Pactas übernommen. Neuanmeldungen, Upgrades und Bezahlvorgänge stellt der Anbieter auf einem Dashboard grafisch seinen Kunden grafisch zur Verfügung. Die Anweisungen für die Zahlungsdienstleister werden ebenfalls von Pactas übernommen. Die Preise hierfür sind nach der Größe der Firmen gestaffelt. Ab 119,- Euro (zzgl. der gesetzl. Mehrwertsteuer und eventuell eine Gebühr für die Integration in das System der eigenen Firma) können Unternehmen mit 500 Kunden beispielsweise das Modell S bestellen. Weitere Modelle und genauere Informationen finden sich unter http://www.pactas.com/Pakete-und-Preise.html. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt ein Jahr. Auf können Interessierte direkt online Rechnungen erstellen, allerdings in begrenzter Anzahl. Diese Seite ist im Gegensatz zu Pactas für Kleinunternehmer zu empfehlen und beschränkt sich in der Testversion auf die traditionelle Rechnungslegung. Der Anbieter unterscheidet dabei zunächst zwischen Unternehmern mit oder ohne Mehrwertsteuer (MwSt)-Ausweis. Im Browser gibt der Nutzer wichtige Daten wie die Empfängeradresse, die Rechnungsnummer und den Text der Rechnung ein, vorgegebene Kategorien sind Position, Menge, Einheit und Beschreibung. Wer sich auf der Seite registriert, kann sie ohne Werbungsanzeige nutzen. Die fertige Rechnung kann als PDF-Datei auf dem Rechner gespeichert oder ausgedruckt werden. Abgesehen von dieser Testversion bietet online-rechnungen.de drei weitere Tarife an, mit denen unbegrenzt derlei Rechnungen erstellt werden können. Bei allen der drei, Basic (ab 4 Euro/ Monat), Premium (9 Euro/ Monat) sowie Business (14 Euro/ Monat) werden sensible Daten SSL-verschlüsselt und gesichert. Entwürfe, die Nutzung vorgefertigter Briefbögen oder die Abspeicherung als Entwurf sind allerdings lediglich im Tarif Business möglich. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt bei online-rechnungen.de vier Wochen.Der USP – wie finde ich ein Alleinstellungsmerkmal für meine Firma
Wie finde ich mein Alleinstellungsmerkmal?
Eine Unternehmensgründung an sich ist schon keine ganz einfache Sache. Schließlich wollen schon allerlei Formalitäten beachtet werden, bevor man überhaupt die rechtliche Struktur der eigenen Firma geschaffen hat. Natürlich gibt es hier deutliche Unterschiede zwischen den einzelnen Rechtsformen und ihren Anforderungen an den oder die Gründer. Doch all das ist für den schlussendlichen Erfolg einer Firmengründung meist zweitrangig – obgleich es keinesfalls übergangen werden sollte!
Entscheidende ist für mich vielmehr: Was hab ich was er nicht hat? Mit anderen Worten: Was genau ist mein Alleinstellungsmerkmal (engl: unique selling proposition – kurz USP)? Eine Firmengründung ohne ein gewisses Alleinstellungsmerkmal gegenüber den Mitbewerbern ist schon ein sehr mutiges Unterfangen. Es sei denn: Sie haben keine Mitbewerber! Dann sind Sie diesbezüglich in einer komfortablen Position, denn ihren Service oder ihr Produkt scheint es so noch nicht zu geben. Doch Vorsicht: Ein Produkt, das keine Mitbewerber hat, muss sich das Vertrauen bei potenziellen Kunden erst hart erkämpfen! Es reicht dabei auch bei Weitem nicht aus, dass es ihr Produkt noch nicht gibt. Im Gegenteil: Gerade deshalb müssen Sie ihren zukünftigen Kunden erst noch erklären, worin genau der zusätzliche Nutzen ihres Produkts besteht. Und das ist oft schwerer als vorher angenommen…
Wie können Sie sich vom Mitbewerb unterscheiden – mit Ihrem USP
Viele Gründer gerade im Service-Bereich setzen aber auf Dienstleistungen, die so oder so ähnlich schon bestehen. Aber auch hier ist ein Alleinstellungsmerkmal besonders wichtig. Irgendwie müssen Sie es schließlich schaffen die zukünftigen Kunden aus ihren Gewohnheiten zu reißen und sie in ihre eigenen Arme zu treiben. Kein ganz leichtes Unterfangen, denn schließlich setzen ihre Mitbewerber am Markt auch alles daran ihre Kunden zu halten. Der Schlüssel ist: Kommunikation!
In einer Zeit, in der wichtige Botschaften und gar ganze Romane in Form von berühmten 140 Zeichen verbreitet werden, ist prägnante und kurz gefasste Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. Jüngst sind wir mit unserem Portal erfolgreich in die Neuwagenvermittlung im Internet eingestiegen. Zwar ist die Konkurrenz in diesem Markt nicht riesig – dafür aber bereits relativ lange am Markt etabliert und vor allem zahlungskräftiger. Was tun?
Die Strategie von CARS ON SALE
Wir haben uns für eine Doppelstrategie entschieden. Einerseits sind wir ein Informationsportal rund ums Sparen beim Neuwagenkauf. Andererseits können unsere Kunden direkt online eigene Angebote für einen Neuwagen anfordern, genau wie bei den großen Schwergewichten am Markt. Damit sind wir im Vorteil. Denn die Leser unserer Artikel sind auf Grund ihrer Interessen „Sparen“ und „Neuwagenkauf“ zugleich potenzielle Kunden für uns! Die zweite Strategie zielt auf unser Alleinstellungsmerkmal „20%“ ab. Wir haben beschlossen, dass wir auf unserem Portal nur die Angebote offensiv in Form von eigens kreierten Annoncen bewerben, welche mehr als 20% Rabatt für den Neuwagenkauf bieten. Das können wir unseren Kunden besser als jeder Mitbewerber kommunizieren – und zwar in einem Slogan: „Nicht lange suchen – alle Angebote über 20% Rabatt auf einen Blick!“
Wenn Sie einen solchen Slogan sinnvoll formulieren können und damit das Alleinstellungsmerkmal ihres Projektes treffen beschreiben können haben Sie schon einen großen Schritt getan! Der Rest ist harte Arbeit…
Über den Autor: Jakob RINKEWITZ ist Gründer und Betreiber des Portals und hat die Firma CARS ON SALE Eurl in Frankreich gegründet.
Auch als Start-Up-Unternehmen von Anfang an vorne dabei – mit einer guten Task Management Software Comindware Tracker
Auch als Start-Up-Unternehmen von Anfang an vorne dabei – mit einer guten Task Management Software
Auch als Start-Up-Unternehmen von Anfang an vorne dabei – mit einer guten Task Management Software
Am Anfang ist das meiste neu und aufregend – endlich das eigene Unternehmen, über das man die komplette Kontrolle haben kann. Auch wenn Sie nur einige wenige Mitarbeiter (wenn überhaupt) haben sollten, so ist es doch vom Anfang an sehr wichtig, das meiste aus der Situation heraus zu holen. Hier kommt nun der Begriff der task management software ins Spiel.
Mit einer solchen Software lassen sich auch einfachste Aspekte in der täglichen Berufswelt optimieren und automatisieren, wodurch weniger Probleme als bei einer herkömmlichen Methode auftauchen.
Durch eine frühzeitige Optimierung der Arbeitsabläufe, auch durch das Einsetzen einer , können Sie ein wenig entspannter in den Berufseinstieg blicken. Denn Unternehmen mit einer geringeren Neigung zu menschlicher Fehlerquote können auch das berüchtigte 1.Jahr besser überstehen.
Sowieso ist das managen der alltäglichen Aufgaben, das sogenannte workflow management, ein schwieriges, vor Allem, wenn man noch am Anfang steht. Jedoch kann dies genau der Vorteil sein, wenn man denn ein sinniges System in die eigene Arbeitswelt integrieren kann. Denn die Vorteile liegen klar auf der Hand.
Eine gute ist effizienter, es spart viele Kosten, die Routine-Aufgaben nicht mehr
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zu Lasten der menschlichen Arbeitskraft fallen und es erzeugt darüber hinaus noch einen hohen Grad an Transparenz, was sehr wichtig ist, um auch eine positive Grundstimmung im eigenen Unternehmen zu erzeugen. Nachteile für eine solche IT-Lösung sind übrigens nicht bekannt, denn es ist darüber hinaus auch leicht in bereits bestehende Programme und Arbeitswesen zu integrieren.
Wie eine gute Projektverwaltung den Arbeitsalltag vereinfachen kann
Wie eine gute Projektverwaltung den Arbeitsalltag vereinfachen kann
Nicht nur in den ganz großen, multinationalen Unternehmen ist Projektarbeit ein immer zentraleres Thema. Auch kleine Firmen, die bislang eher unter dem Radar gearbeitet haben, organisieren sich mittlerweile immer intensiver in Teams. Dabei ist es besonders wichtig, nicht einfach nur in Projekten zu arbeiten, sondern diese so effizient und vorausschauend zu gestalten wie möglich. Denn nichts nervt die Mitarbeiter und Kollegen so sehr wie eine Aufgabenverwaltung, deren Ziele und Meilensteine nicht vollends verständlich sind und Dies führt über kurz oder lang zu Misserfolgen und Problemen innerhalb des Teams – und das kostet in der Endkonsequenz natürlich auch viel zu viel Geld. Um das zu vermeiden, gibt es nun glücklicherweise unzählige Optimierungsprogramme für kleine und mittelständische Unternehmen. Aber Programme, egal wie können immer nur einen Teil des Problems lösen, ein wichtiger Teil kommt selbstverständlich auch von den Nutzern. Denn eine Optimierung der Projektverwaltung betrifft alle Ebenen des Teams. Es bietet sich daher also direkt an, ein gut aufgebautes Workflow System in das eigene Unternehmen zu integrieren. Dabei hängt aber vieles davon ab, wie offen Sie auf Spontaneität und Veränderungen am Markt reagieren können. Projekte können mit einem optimierten Workflow System in Echtzeit durchgeführt werden, so dass Abweichungen vom vorher erstellten Ziel keine größere Hürde mehr darstellen müssen. Wenn die Projektverwaltung dahingehend also optimiert ist, verschlingt sie weniger Zeit, die sonst für andere Aufgaben genutzt werden kann. Und mehr Zeit heißt ja bekanntlich auch, dass man sich anderen Themen zuwenden kann, um das Unternehmen voran zu bringen. Zum Beispiel zum optimieren von anderen Bereichen…Warum Sie lieber nicht auf Motivation setzen sollten
Kennen Sie den Eifer und Enthusiasmus, wenn Sie mit etwas Neuem starten? Eine Diät, ein Sportprogramm, neue Angewohnheiten, ein neues Projekt oder neue Strategien für Ihr Business?
Normalerweise beginnt es am Montag. Sie sind voller Tatendrang, voll Motivation und bereit, alles dafür zu geben. Sie haben eine To-Do Liste, einen Zeitplan, setzen erste Dinge um und leiten andere in die Wege. Doch dann, irgendwann zwischen Montag und Freitag passiert das Leben.
Ein Auftrag droht zu platzen, der Partner braucht Sie, das Auto streikt, der Hund wird krank, sie müssen länger arbeiten. Ober fast noch schlimmer – Sie haben diese tolle Idee – doch plötzlich überrollen Sie Ängste und Zweifel. Und irgendwie rutscht Ihre Idee auf die Reservebank.