Digitalisierung im Rechtswesen: Wie Technologie die juristische Arbeit revolutioniert
Mittlerweile wird fast jede Branche von der Digitalisierung beeinflusst. Die Entwicklungen in der Technologie eröffnen im Arbeitsalltag neue Möglichkeiten, auch im Rechtswesen. Viele Juristen und Kanzleien bedienen sich daher am Potenzial von Legal Tech und verändern mit dessen Hilfe ihre Arbeitsweise völlig.
Was ist Legal Tech?
Der Begriff Legal Tech bezeichnet den Einsatz von Technologie zur Optimierung juristischer Prozesse. Die Anwendungen sind weitreichend und werden beispielsweise für Dienstleistungsprozesse und digitale Rechtsberatungen verwendet. Legal Tech wird in verschiedensten Bereichen eingesetzt. Einige Beispiele für Anwendungsgebiete sind:- Datenanalyse: Mit Hilfe von Legal Tech können große Datensätze auf Inhalte und Überschneidungen analysiert werden. Vor allem bei komplexen Fällen kann dieses Tool äußerst hilfreich sein, um einen Überblick zu gewinnen. Auch große Datenmengen mit Informationen zu Klienten können auf diese Weise schnell durchsucht werden.
- Automatisierung von aufwendigen Rechtsprozessen: Die automatische Erstellung von Dokumenten (beispielsweise Verträgen) erleichtert den Juristen die Arbeit ungemein. Informationen, die den Dokumenten entnommen werden, können dann ebenfalls in Datenbanken gesichert werden.
- Virtuelle Assistenten: Chatbots können die Kontaktaufnahme zwischen Klienten und Juristen deutlich erleichtern. Somit können einfache juristische Fragen oder Erkundigungen zu Abläufen automatisch beantwortet werden, ohne dass ein Rechtswissenschaftler seine wertvolle Arbeitszeit nutzen muss, um sich diesen anzunehmen.
Legal Tech – Pro und Contra
Legal Tech bietet viele Vorteile, wenn es richtig verwendet wird. Der wohl wichtigste Vorteil ist die Zeitersparnis. Standardisierte Prozesse, die eigentlich lange dauern würden, aber nicht äußerst kompliziert sind, können mit der neuen Technologie mühelos und schnell abgewickelt werden. So können auch Formalia nicht vernachlässigt werden. In Anwaltskanzleien, die sehr beschäftigt sind, kommt das nämlich durchaus mal vor, dass einige der leichteren Aufgaben liegen bleiben. Auch der Zugang zu juristischem Wissen ist ein deutlicher Vorteil, denn mit Hilfe von Legal Tech können sich Laien ohne Hilfe von einem Juristen informieren. Einer der Contra-Punkte für Legal Tech stellt sich in der Neuheit der Technologie dar. So wie bei jeder Neuentwicklung müssen Anwendungen noch getestet werden und sind zu Beginn selten perfekt. Es stellen sich einige Fragen zur Nutzung und inwiefern Legal Tech angeboten werden darf. Die Gesetze entwickeln sich gemeinsam mit der Technik mit, sind also noch nicht ganz ausgereift. Dennoch lohnt es sich für Unternehmen, die neuen Technologien zu nutzen und von der Digitalisierung der Arbeitswelt zu profitieren. Auch könnten Juristen auf einen Mangel an Akzeptanz stoßen. Viele Firmen möchten lieber von einem Menschen beraten werden, anstatt von einem Programm. Allerdings können auf diese Weise immer noch Formalia wie die Erstellung von Dokumenten durch die Software erledigt werden. Allein diese Funktion spart Unternehmen und Juristen viel Arbeit, sodass sie sich besser auf ihre Klienten und Kunden konzentrieren können.Legal-Tech-Nutzung in Unternehmen
Legal Tech erleichtert nicht nur Anwaltskanzleien und Juristen das Leben. Einige Unternehmen ersetzen ihre Rechtsabteilung mit Legal Tech und kontaktieren lediglich bei komplizierten Fällen ihre Anwälte. So sparen sie Kosten und den Juristen einigen Aufwand. Auch ist für Unternehmen der Zugang zu juristischem Fachwissen deutlich vereinfacht, wodurch sie selbst juristische Entscheidungen abwägen und treffen können.Detail Engineering: Schlüsselphase für erfolgreiche Projekte
Wenn es um die Planung von neuen Gebäuden, Maschinen oder Produkten geht, muss mit größter Präzision vorgegangen werden. Nur so kann man verhindern, dass beim Bau oder der Markteinführung Fehler gemacht werden, die zu einem Rückruf oder Abbruch des gesamten Projektes führen. Hier kommt das Detail Engineering ins Spiel. Es ist eine der entscheidendsten Phasen in der Planung und Umsetzung komplexer technischer Projekte. Dabei bildet es die Brücke zwischen der Entwurfsphase und der eigentlichen Produktionsphase. Hier werden sämtliche technische Details ausgearbeitet, die für die erfolgreiche Fertigstellung eines Projekts erforderlich sind.
Detail Engineering: Das steckt dahinter
Wie auch in anderen Bereichen wie der Architektur beginnt ein Projekt meist mit einem groben Konzept, welches dann immer weiter ausgearbeitet wird. Das Detail Engineering ist die Phase, in der detaillierte Konstruktionspläne und Spezifikationen erstellt werden. Sie sind die Grundlage für die Bau- und Produktionsphase eines Projekts. Wenn hier Fehler geschehen oder unordentlich gearbeitet wird, dann wirkt sich das auf die gesamte darauf folgende Arbeit aus. Die Ziele des Detail Engineering liegen darin, Entwürfe so detailliert auszuarbeiten, dass so viele Risiken und Fehlerquellen wie möglich bereits im Vorhinein eliminiert werden. Dadurch soll die technische Machbarkeit sichergestellt werden, was teure Fehler und Unklarheiten in der Bau- und Produktionsphase eliminieren, zumindest aber vermindern soll.Der Prozess des Detail Engineering
Detail Engineering kann aus vielen verschiedenen Teilen bestehen. Dazu zählen unter anderem die technischen Zeichnungen als Konstruktionspläne, die Dimensionen, Materialien und die entsprechenden Toleranzen darstellen. In Kombination damit wird dann auch ermittelt, welche Materialien in welchen Mengen nötig sind, um mit der Herstellung zu beginnen. Wenn es sich um ein größeres Projekt handelt, zählt dazu zusätzlich die Planung des Kontakts mit Herstellern von Komponenten und Systemen. Hand in Hand mit der Planung von Materialien geht auch die Überprüfung von Leistungs- und Sicherheitsaspekten. Bei der Kontrolle der Sicherheit muss besonders sorgfältig gearbeitet werden, deshalb arbeiten viele Unternehmen inzwischen mit Simulationstools. So können Belastungen wie Wärme, Kälte und andere Einwirkungen in einem sicheren Rahmen getestet werden. Wenn diese Simulationen positiv verlaufen, muss noch sichergestellt werden, dass das Produkt nationalen und internationalen Standards und Sicherheitsvorschriften genügt. Auch die Qualitätsanforderungen können sich von Land zu Land unterscheiden. Dieser Prozess ist also vor allem wichtig, wenn das Projekt international vermarktet oder in einem anderen Land umgesetzt werden soll. Sind diese Punkte abgeschlossen, kann zum nächsten Planungsschritt übergegangen werden. Neben der technischen Realisierbarkeit muss nämlich auch sichergestellt werden, dass die Kosten von Beginn an korrekt geplant werden. Dazu muss eine detaillierte Budgetierung erstellt werden – oft in Kombination mit Zeitplänen für Lieferungen und die dazugehörigen Zahlungen. Realistisch betrachtet ist es unmöglich, alle möglichen Situationen zu durchdenken. Trotzdem handelt es sich bei der Identifikation und Bewertung potenzieller Risiken und deren Auswirkungen auf das Projekt um einen der wichtigsten Schritte, die vor Beginn der Produktion durchgegangen werden müssen. Alle genannten Planungsmaßnahmen müssen ausführlich detailliert werden. Das bedeutet die Erstellung einer umfassenden technischen Dokumentation für den späteren Betrieb sowie Wartung und eventuelle Änderungen.Anwendung von Detail Engineering
Das detaillierte Planen von Vorgängen ist Teil eines jeden Projekts, in manchen Bereichen wird aber ein besonderer Fokus auf diesen Abschnitt der Entwicklung gelegt. Dazu zählen Industrieanlagen, das Bauwesen sowie der Maschinenbau und die Elektronikindustrie. In all diesen kann man sich in der Produktion und Durchführung von Projekten kaum Fehltritte leisten, was das vorherige detaillierte Durcharbeiten erfordert. Dabei kommen mit der fortschreitenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen auch immer mehr neue Technologien zum Einsatz. Darunter befindet sich beispielsweise das CAD – das Computer-Aided Design – mit welchem in 2D und 3D gezeichnet werden kann.Wie eine Multimomentaufnahme wichtigen Mehrwert für Ihr Unternehmen schafft
Immense Ausgaben stellen Betriebe vor Herausforderungen. Der hohe Lohnkostendruck und andere Faktoren zwingen Firmen dazu, eine möglichst effiziente Arbeitsweise anzustreben. Aber wie kann das gelingen? Unter anderem durch Analysen wie eine Multimomentaufnahme. Erfahren Sie mehr darüber, welche Chancen diese für Ihr Unternehmen bietet.
Zahlreiche Unternehmen müssen effizienter arbeiten
Langweilig sind die aktuellen Zeiten für den Mittelstand nicht, sondern herausfordernd. So steht eine regelrechte Renteneintrittswelle der Babyboomer bevor, durch die tausende Arbeitskräfte fehlen werden. Auch die hohe Inflation und der Siegeszug der künstlichen Intelligenz führt zu einem dauerhaft hohen Spardruck. Betriebe versuchen daher etwa, mit einem Bündel von Maßnahmen ihre Produktivität und somit den internen Umsatz zu erhöhen. Ebenso wichtig ist die Steigerung der Effizienz. Und die ist in unzähligen Firmen notwendig, da fehlendes Wissen über Digitalisierung keine Seltenheiten darstellt. Die Arbeitsabläufe selbst sind, insbesondere in kleinen Unternehmen, ebenfalls oft veraltet. Neben mangelndem Bewusstsein über das Potenzial der Technik fürchten sich manche Arbeitgeber schlicht vor den kostenintensiven Ausgaben. Jedoch sollte hier langfristig gedacht werden. Unternehmensanalysen mögen zunächst ins Gewicht fallen. Über längere Zeiträume hinweg ist allerdings mit einem deutlich verbesserten Umsatz zu rechnen.Der typische Ablauf einer Multimoment-Studie
Die beiden zentralen Fragen bei der Multimomentaufnahme lautet: Wie viel Zeit wenden Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben im Unternehmen auf und wie häufig werden sie ausgeführt? Nach einem stringenten Muster werden zuvor alle typischen Tätigkeiten im Betrieb definiert und stichprobenartig dokumentiert. Hierfür können Firmen ein externes Unternehmen beauftragen, das sich mit der Durchführung der Studie beschäftigt. Das Ziel ist eine fundierte statistische Auswertung, die genau erfasst, wie häufig und wie lange sich die Angestellten mit Kundengesprächen oder bestimmten Tätigkeiten an Maschinen beschäftigen. Typischerweise werden 500 oder mehr Beobachtungen durchgeführt. Nur auf diese Weise lassen sich fundierte statistische Aussagen treffen. Letztere werden zwecks Nutzerfreundlichkeit anschließend grafisch aufbereitet. Am häufigsten werden Tabellen und Diagramme erstellt. Welche Schlüsse die beauftragende Firma aus den Daten zieht, liegt letztlich in ihrer eigenen Verantwortung. Der Auftragnehmer kann auf Wunsch direkte Handlungsempfehlungen aussprechen.Welche Vorteile die Methode zu bieten hat
Für den Einsatz einer Multimoment-Studie sprechen mehrere Gründe. Am wichtigsten dürfte die hohe Aussagekraft der gewonnenen Daten sein, die auf fundierten statistischen Methoden basieren. Von besonderem Interesse sind Ausreißer, die durch die punktgenaue Auswertung sichtbar werden. Verbringen die Angestellten etwa auffällig viel Zeit mit der Warenverräumung und -suche, können Firmen mit Gegenmaßnahmen reagieren. Ein modernes Warenwirtschaftssystem, das den Mitarbeitern die exakte Position häufig benötigter Waren anzeigt, optimiert etwa die Logistik. Und das ist nicht der einzige Punkt, an dem Verbesserungen möglich sind. Bekanntermaßen verbringen Angestellte von Unternehmen einen signifikanten Teil ihrer Zeit mit bürokratischen Tätigkeiten. Davon erfolgt ein nicht unerheblicher Teil aufgrund von Vorgaben des Gesetzgebers, lässt sich also nicht in der Gänze vermeiden. Möglichkeiten zur Optimierung der Abläufe bestehen aber gleichermaßen.Fazit
Wie Sie sehen, ist die Multimomentaufnahme ein sinnvolles Instrument für Unternehmensanalysen. Der wohl bedeutsamste Vorteil liegt in ihrer statistischen Power und den exakten Daten, aus denen sich sinnvolle Handlungsempfehlungen ableiten lassen.Fahrtenbuch richtig führen: Tipps für Selbstständige
Bei vielen Selbstständigen dient der Pkw sowohl für geschäftliche als auch für private Fahrten. Damit das Finanzamt bei Bedarf eine vollständige Prüfung durchführen kann, sollte daher ein Fahrtenbuch geschrieben werden. Zwar gibt es grundsätzlich keine Pflicht zum Führen eines Fahrtenbuchs, im Zweifelsfall können Sie alle Wege aber klar belegen und es gibt grundsätzlich keinen Erklärungsbedarf.
Digitales Fahrtenbuch – wenig Aufwand, viel Nutzen
Viele Selbstständige finden im ohnehin schon hektischen Arbeitsalltag nicht die Zeit, ein Fahrtenbuch zu führen. Immerhin müssen diverse Auflagen berücksichtigt werden und wenn einige Fahrten einmal nicht aufgelistet werden, wird es schnell unübersichtlich. Damit Sie in weiterer Folge dennoch von steuerlichen Vorteilen profitieren können oder sich im Zweifelsfall einfach gegenüber dem Finanzamt erklären können, kann alternativ auch ein elektronisches Fahrtenbuch geführt werden. Der Aufwand ist dabei wesentlich geringer, da direkt per App ein Eintrag erfolgen kann. Die meisten Selbstständigen haben ihr Smartphone ohnehin ständig dabei, um Anrufe entgegennehmen und E-Mails beantworten zu können. Stift und Papier sind dabei überflüssig und das lästige Nachtragen entfällt ebenfalls.Eine eigene Software lohnt sich
Ein digitales Fahrtenbuch darf nicht einfach in einer Excel-Tabelle geführt werden, da das Finanzamt eine geschlossene Form voraussetzt. Zudem hätten Sie in einer Excel-Datei immer die Möglichkeit, nachträgliche Änderungen vorzunehmen, ohne dass diese ersichtlich sind. Im Zweifelsfall kann es hier also auch zu Schwierigkeiten bei einer genaueren Prüfung kommen. Wenn Sie sich für die digitale Variante entscheiden möchten, lohnt sich immer eine eigene Software. Achten Sie aber auch hier darauf, dass diese vom Finanzamt anerkannt wird.Klassisches Fahrtenbuch schreiben – das sind die Vorgaben vom Finanzamt
Wenn Sie ein klassisches Fahrtenbuch schreiben möchten, sind Stift und Papier am besten immer im Fahrzeug. So können Sie direkt beim Aussteigen den jeweiligen Eintrag vornehmen, damit der Kilometerstand lückenlos nachvollziehbar bleibt. Wird das Fahrtenbuch immer nur am Abend oder vielleicht sogar nur einmal pro Woche geschrieben, könnte das bereits gegen die Vorgaben des Finanzamts entsprechen. Hieraus geht nämlich klar hervor, dass das Fahrtenbuch zeitnah erstellt werden und jede Einzelfahrt klar ersichtlich sein muss. Zudem ist darauf zu achten, dass das Fahrtziel immer mit Ort, Straße und Hausnummer angegeben wird. Nur mithilfe der exakten Adresse kann am Ende nämlich nachvollzogen werden, ob es sich tatsächlich um eine geschäftliche Fahrt handelt oder ob der Pkw vielleicht doch für ein privates Ziel genutzt wurde. Als Selbstständiger sind Sie zudem dazu verpflichtet, das Fahrtenbuch für zehn Jahre aufzubewahren. Auch das kann in klassischer Form deutlich mehr Aufwand bedeuten als in der digitalen Variante.Warum sich das Fahrtenbuch lohnt
Wenn sich Selbstständige gegen ein Fahrtenbuch entscheiden, gilt die sogenannte 1-Prozent-Regelung. Dabei wird für Privatfahrten eine monatliche Pauschale von 1 % des Bruttolistenneupreises angenommen. Das kann sich in einigen Fällen lohnen, manches Mal verlieren Sie dadurch aber auch bares Geld. Wird der Pkw nur selten für private Zwecke genutzt oder handelt es sich bereits um ein älteres Fahrzeug, ist das Fahrtenbuch grundsätzlich immer zu empfehlen. Daher sollten Sie direkt zu Beginn der Selbstständigkeit einmal nachrechnen, ob sich der Aufwand eines Fahrtenbuchs lohnt oder ob Sie einfach bequem die 1-Prozent-Regelung in Anspruch nehmen können. Wenn Sie als Handwerker beispielsweise einen eigenen Kastenwagen für die Arbeit nutzen und damit beispielsweise nur selten den alten Hausrat zum Sperrmüll bringen, ist ein Fahrtenbuch uneingeschränkt zu empfehlen. Wenn Sie als selbstständiger Grafiker von zuhause aus arbeiten, nur wenige berufliche Termine mit dem Auto wahrnehmen, profitieren Sie in den meisten Fällen vom Pauschalbetrag.Sicherheit am Flughafen – ein Blick hinter die Kulissen
Flughäfen zählen zu den am besten gesicherten öffentlichen Gebäuden. Ohne Ticket kommt niemand zum Gate, das Gepäck wird genau durchleuchtet und die Passagiere werden auf Schritt und Tritt von hunderten Sicherheitskameras verfolgt. Was vor dem Abflug oft gar nicht wahrgenommen wird oder im Fall der Sicherheitskontrolle oft als lästig gilt, folgt aber einem ausgeklügelten System. Daher lohnt es sich, hier einen Blick hinter die Kulissen zu werfen.