Egal, ob heranwachsendes Unternehmen oder gestandener Konzern: Man muss sich in der Geschäftswelt an neue Gegebenheiten stets anpassen. Sobald bisherige Methoden und Prozesse dem Wachstum der Firma nicht mehr gerecht werden, sollte der Chef unbedingt eingreifen. Unabhängig davon, ob in einer Wachstumsphase oder in einer festgefahrenen Situation: Es lohnt sich, in bessere Prozesse zu investieren, um die Effizienz des Unternehmens zu steigern.
Die allgemeinen Prozesse optimieren
Dutzende Unternehmen investieren in Trainings oder in Berater von außerhalb, um ihre Effizienz zu steigern. Dabei ist es auch ohne derartige Hilfen möglich, bestehende Prozesse zu optimieren und dafür zu sorgen, dass alle Teammitglieder fleißiger arbeiten. Dennoch ist es hilfreich, einen Mediator oder Ähnliches dabei zu haben, welcher nicht „betriebsblind“ ist und kostbare Empfehlung geben kann. Unternehmen sollten in der Grundidee folgende Phasen für ihre Prozessoptimierung durchlaufen:
Wer hat den Prozess angeordnet? Wer ist verantwortlich und übernimmt die Organisation? Der „Process Owner“ ist die Ansprechperson für Veränderungen. Die Definition des Prozesses und Visualisierung durch Medien: Das kann gemeinsam in der Gruppe bearbeitet werden. Jeder Beteiligte kann seinen Input beisteuern und Optimierungsvorschläge einbringen. Anschließend sollten die nächsten Schritte besprochen werden. Wichtig ist, dass alle Beteiligten dabei sind und verstehen, worum es sich bei den Maßnahmen zur Prozessoptimierung genau handelt. Parallel sollte der „Process Owner“ Kosten- und Nutzenanalyse der Prozessoptimierung im Auge behalten.
Den digitalen Wandel umfassend gestalten
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Inzwischen ist die Digitalisierung und der technologische Wandel in etlichen Unternehmen angekommen. Wir greifen durch wenige Klicks auf Trading Plattformen und Online-Shopping Portale zu, was vor einigen Jahren noch undenkbar gewesen wäre. Genau das lässt bei diversen Unternehmen zu wünschen übrig. Während technische Felder in einem Unternehmen frühzeitig digitalisiert werden, ist dies bei Verwaltungs- und Kommunikationsprozessen häufig nicht der Fall. Die Mitarbeiterorganisation oder Buchhaltung bieten jedoch einiges an Verbesserungspotenzial, welches unbedingt genutzt werden sollte.
Je nach Unternehmensgröße lohnt es sich definitiv, bestimmte Abläufe zu automatisieren. Für die Buchhaltung gibt es inzwischen verschiedene Optionen, um beispielsweise die Belegaufbewahrung als digitale Sammlung umzusetzen. Wer dafür die entsprechende Software nutzt, muss dafür sorgen, dass bestimmte gesetzliche Vorgaben, primär bei steuerrelevanten Dokumenten, eingehalten werden.
Speziell bei der Verständigung mit Behörden lässt sich derweil einiges digital erledigen. Es ist bedeutend, sich hierbei über die Einzelheiten zu den Abläufen und digitalen Produkten im E-Government zu informieren.
Doch nicht nur die Buchhaltung kann von der Digitalisierung profitieren, auch eine Personalabteilung kann mit der Unterstützung einer Software optimiert werden. So lässt sich insbesondere der Bewerbungsprozess, welcher gerade bei groß werdenden Betrieben viel Arbeit beansprucht, effizienter organisieren. Eventuell können sogar KI gestützte Möglichkeiten im Bereich des digitalen Recruitings genutzt werden.
Kaizen/KVP im Büro
Eine beliebte Methode für erhöhte Effizienz besteht durch das japanische Kaizen-Prinzip. In Deutschland ist die Methode als “kontinuierlicher Verbesserungsprozess” (KVP) bekannt. Generell steckt hinter dem Prinzip, dass jeder Mitarbeiter überprüft, ob seine Tätigkeiten effizient sind und ob der eigene Arbeitsplatz dafür passend ist. Dieses Handeln ist ganz klar prozessorientiert. Dadurch soll es den Mitarbeitern und infolgedessen dem Unternehmen gelingen, die Arbeitsweisen fortlaufend zu verbessern.
Bei einer adäquaten Umsetzung soll erreicht werden, dass die Angestellten beständig an die Verbesserung der eigenen Arbeitsprozesse denken, ohne sich dadurch unter Druck gesetzt zu fühlen. Das wird durch die Veränderung der eigenen Denkweise ermöglicht. Die Mitarbeiter lernen die Prozessschritte und Produkte aus Kundensicht zu betrachten, um demnach die Leistungen zu verbessern.
Durch dieses Prinzip können nicht nur Verbesserungen bei der Arbeitsplatzgestaltung oder bei Prozessabläufen erzielt werden, es lässt sich ebenfalls auf digitale Abläufe übertragen. Denn im Besonderen steckt hier ein außerordentliches Potenzial für die Effizienzsteigerung. Ein Exempel hierfür ist die Kommunikation untereinander zu einem Projekt durch die Unterstützung von diversen Cloud-Anwendungen.
Janina ist Redakteurin der Redaktion von Text-Center.com und außerdem für die News von docurex.com tätig.
