Möchten Sie Ihre Mitarbeiter mit motivierender Gesprächsführung zu besseren Leistungen führen? Dies ist ein guter Weg, der beiden Seiten viele Vorteile bringt. Ursprünglich war die Methode einer Gesprächsführung auf der Basis positiver Motivation Grundlage für Gespräche mit hartnäckigen Drogenabhängigen. Inzwischen bewährt sich diese Methode auch in der Führung von Mitarbeitern.
Das Motivieren durch gezielte Fragen und aktives Zuhören praktizieren namhafte Psychologen wie M. Pantalon, USA/ S. Rollnick u. W. Miller, England). Diese Methode, Motivational Interviewing (MI) genannt, hat vor allem bei Schwerkranken (Suchtkranken) Erfolg. Ziel dabei ist es, Menschen zu helfen ihre eigenen Gründe für eine Verhaltensänderung zu finden. Diese Erkenntnisse sind dann meist die Auslöser für eine tatsächliche Einstellungsänderung. Diese führt letztlich zum gewünschten Umdenken, zu einem künftig positiven Verhalten im ehemaligen Problembereich.
Welche Fragen können diese Motivation bewirken?
Demotivierte Mitarbeiter schaden jedem Unternehmen
Die nachfolgend formulierten Fragen lassen sich praktisch in jedem Bereich anwenden, sie basieren viel auf Empathie. Dieses Einfühlen und Hineindenken in das Empfinden anderer Menschen, das sehr geduldige Zuhören und das gezielte, reagierende Fragen sind entscheidend. Wichtig ist immer, dass Befehle eher eine Trotzreaktion statt einer Bereitschaft zu deren Ausführung hervorrufen. Nun aber zu den Fragen:
- Welche Gründe gäbe es für Sie, mit einer Verhaltensänderung das angestrebte Ziel zu erreichen?
- Wie groß schätzen Sie Ihre Veränderungsbereitschaft auf einer Skala von 1 (nicht bereit) bis 10 (uneingeschränkt bereit) ein?
- Warum haben Sie keine niedrigere Zahl gewählt (wenn die Zahl überraschend hoch, z. B. 5-6 ist)?
- Wenn Sie Ihr Ziel schon erreicht hätten, was wären dabei für Sie positive Ergebnisse?
- Warum wären dies für Sie wichtige, positive Ergebnisse?
- Was ist – wenn überhaupt – für Sie der nächste Schritt?
Motivierende Gesprächsführung – Balance zwischen Verstehen und Umleiten
Wenn Sie einen Mitarbeiter von einem Fehlverhalten wegbringen und zu verändertem positiverem Verhalten motivieren möchten, ist Geduld gefragt. Auf keinen Fall Druck aufbauen! Gespräche mit Angestellten erfordern immer Verständnis für deren Situation und die Kunst, ehrliche Gemeinschaft zu vermitteln. Es ist sinnvoll, dass bei einem Gespräch mit dem Mitarbeiter ein Vertrauensverhältnis entsteht. Immer dann, wenn dieser den Eindruck hat, dass Sie nichts zwingend von ihm verlangen, steigt seine Bereitschaft etwas zu verändern.
Wenn Sie durch gezielte Fragen den Weg hin zu seinen eigenen Erkenntnissen ebnen, sieht er die Vorteile, die ihm entsprechende Veränderungen bringen. Wenn Sie als Vorgesetzter plötzlich unerwartete, für den Mitarbeiter positiv klingende Fragen stellen, fühlt er sich verstanden. Ein nachgebendes, mit klugen Fragen Verständnis signalisierendes, vor allem aber gleichberechtigtes, konsequentes Gespräch ist erfolgversprechend. Es verhilft Ihrem Mitarbeiter dazu, selbst die Gründe zu finden, die er für seine positive Motivation unbedingt braucht.
Entscheidende Phasen bei motivierenden Gesprächen
Schaffen Sie ein Vertrauensverhältnis
Wenn Sie als Führungskraft ein motivierendes Gespräch planen, empfiehlt sich eine sehr exakte Vorbereitung. Notieren Sie sich die wichtigsten Punkte und konkrete Fragen für bestimmte Phasen im anstehenden Gespräch.
Lassen Sie Ihren Mitarbeiter durch gezielte offene Fragen seine eventuellen Fehler selbst erkennen. Entfachen sie ebenso überlegt das Verlangen des Mitarbeiters, sich mit geänderter Einstellung und besserer Leistung Vorteile zu erarbeiten.
Sorgen Sie für eine angenehme Atmosphäre (z. B mit einem Lob beginnen), lenken Sie das Gespräch behutsam in die Verantwortung Ihres Mitarbeiters. Vergessen Sie dabei aber nie, dass Sie der Chef sind und bestimmen, in welche Richtung es laufen soll.
Ziehen Sie am Ende des Gesprächs gemeinsam eine möglichst positive Bilanz. Ideal ist es, wenn Sie zum Schluss zusammen neue, für beide erstrebenswerte Ziele vereinbaren.
Mögliches Beispiel für ein motivierendes Gespräch
Die Ausgangssituation ist folgendermaßen: Sie sind Leiter einer Außendienstgruppe und erwarten von deren Mitgliedern wöchentlich einen Tätigkeitsbericht. Dieser Bericht sollte jeweils montags für die vorherige Woche bei Ihnen vorliegen. Von einem Mitarbeiter erhalten Sie diesen Bericht neuerdings immer erst am Dienstag. Ein motivierendes Gespräch könnte folgendermaßen laufen:
“Herr …, Ihre Umsätze sind ja erfreulich gut, was könnte für Sie ein Grund sein, dass Sie Ihre Wochenberichte wieder pünktlich abliefern?” Nun kann erst mal großes Schweigen sein, weil diese Frage Ihren Mitarbeiter vielleicht irritiert. Es kann aber sein, dass Ihr offensichtliches Interesse an seiner persönlichen Meinung ihn ermutigt. Vielleicht reagiert er ja mit “Weil ich meinen guten Job behalten möchte”.
Das bringt Sie zu der oben erwähnten Skala und der Frage nach Bereitschaft zu Pünktlichkeit. Wenn er darauf einen mittleren Wert für die Zehnerskala angibt, kommt die Frage warum er so hoch wählt. Das überrascht den Mitarbeiter wieder, er muss sich selbst fragen: “Ja, warum eigentlich?” Während er am Denken ist, folgt Ihre Frage nach positiven Ergebnissen für ihn, falls er seine Berichte wieder pünktlich liefert.
Motivierende Gespräche bringen positive Ergebnisse
Ziehen Sie gemeinsam eine positive Bilanz aus dem Gespräch
Das Ende des obengenannten Gesprächsführungsbeispiels ist deshalb voraussehbar, weil die vierte Frage Gefühle und Verstand des Mitarbeiters gleichzeitig anspricht. Die fünfte Frage nach der Wichtigkeit positiver Ergebnisse bringt ihn ziemlich sicher zu der Bereitschaft, Berichte wieder termingetreu einzureichen. Trotzdem hat ihr Mitarbeiter das Gefühl, dass er nichts ändern müsste.
Aber schon das “wenn überhaupt” in Ihrer sechsten Frage bringt ihn zu der Erkenntnis, dass der nächste Schritt doch positiv sein sollte. Ihr Mitarbeiter entschließt sich sehr wahrscheinlich wieder zur pünktlichen Berichtsabgabe. Damit schließt sich der Kreis um moderne, die Gefühle einbeziehende Motivationsgespräche. Dieses Beispiel lässt sich beliebig auf viele andere Bereiche übertragen.
Zusammenfassende Überlegungen zum Thema
Motivierende Gespräche haben zum Ziel, den Gesprächspartner für etwas zu begeistern. Alle Beweggründe, emotional und neuronal, die zu einer Handlungsbereitschaft führen, sind in dem Begriff Motivation enthalten. Es geht dabei um eine Art Animation zu etwas Besserem, Erfolg versprechendem. Motivierende Gespräche sind also immer etwas Positives, sie sollen anderen helfen, einen guten Weg einzuschlagen. Eine neue, konsequente Zielstrebigkeit soll letztlich zu einem Erfolg führen.
Zum Schluss erhalten sie eine zusammenfassende Übersicht zum Thema motivierende Gespräche in Form wesentlicher Punkte:
- Gespräch gut vorbereiten, angenehme Atmosphäre schaffen
- Konfrontation vermeiden, aus Diskrepanz zur Harmonie gelangen
- Widerstände zu Akzeptanz umlenken
- Gesprächspartner zur Meinungsäußerung animieren
- Ruhe und Vertrauen ausstrahlen
- Aktives Zuhören praktizieren
- Offene Fragen stellen, die Interesse signalisieren
- Zusammenfassen und Gemeinsames festhalten
Für und Wider das Führen motivierender Gespräche
Wenn Sie es mit Ihrem Mitarbeiter ehrlich meinen, ist er auch bereit etwas zu ändern
Ambivalenz steckt oft hinter Motivationsdefiziten. Diese innere Zerrissenheit, Widersprüche der Gedanken und Gefühle, bremsen nicht selten eine gesunde Zielstrebigkeit. Hier setzt die sanfte Art der motivierenden Gesprächsführung meist mit Erfolg an. Natürlich gibt es auch Menschen, die mehr oder weniger resistent gegen solche Gespräche sind.
Hier kommen Kritiker zu ihrem Recht, die bei motivierender Gesprächsführung die fehlende Aggressivität bemängeln. Diese Kritiker sind auch überzeugt, dass oben dargestellte Gespräche zu zeitaufwändig sind. Auch ethische Bedenken wegen der Gefahr der gedanklichen Manipulation stehen im Raum. Deshalb sind Offenheit und Ehrlichkeit Grundlagen guter Gespräche.
Nur dann, wenn ein Mitarbeiter spürt, dass sein Vorgesetzter es ehrlich mit ihm meint, wächst die Bereitschaft zu Änderungen. Wenn Sie als Führungskraft glauben, dass der Mitarbeiter denken sollte wie Sie selbst, gibt es ein Problem. Wenn Sie es schaffen, ihn unvoreingenommen seine Vorstellungen darlegen zu lassen, kommen Sie beide zum gemeinsamen Erfolg.
Damit Teams gut funktionieren, brauchen Gruppen einen soliden Mittelbau mit Kollegen vom Typ B. Nichtsdestotrotz ist es für Unternehmer wichtig, dass wir je nach Geschäftsmodell uns vorher überlegen, welche Mitarbeiter Typen es gibt und in welcher Menge und Qualität ich sie brauche. Auch wenn diese Betrachtung hier ein klein wenig klassifizieren und arg rational klingen mag: Ich fand sie in den letzten 10-12 Jahren für mich durchaus sinnvoll um bei Einstellungsgesprächen entsprechend passend reagieren zu können und entsprechende offene Jobs dann auch aktiv und progressiv mit dem passenden Mitarbeitertypus zu besetzen.
