Haben Sie sich für heute auch wieder so viel vorgenommen? „Projekt A soll endlich
weitergehen.“ „Phase B muss diese Woche ein Ende finden.“ Wie am Jahresbeginn sind Montagfrüh die Vorsätze groß. Doch leider lassen wir uns nur zu gerne von ihnen ablenken. Der kleine Büroteufel hat einen Namen: Prokrastination.
Das kennt wohl jeder: Sie ziehen abends nach der Arbeit Resümee und wundern sich „Wo ist nur der Tag geblieben?“ oder „Wieso wird die To-do-Liste einfach nicht kürzer, sondern länger?“ und „Warum rückt die Deadline so unglaublich schnell näher?“. Besonders Selbstständige, Kleinunternehmer und Neugründer leiden unter diesem Effekt der verschwundenen Zeit – also alle, die in sehr vielen unterschiedlichen Projekten involviert sind.
Sind wir ehrlich zu uns selbst, ahnen wir, woran es oft liegt: Beim Recherchieren im Internet haben wir uns auf Facebook verloren. Der Austausch mit Kollegen ist ein längerer Plausch geworden. Und irgendwie musste dringend der Schreibtisch aufgeräumt werden. Das Phänomen ist so bekannt wie verbreitet: Prokrastination. Auch Aufschieberitis genannt. Doch wo kommt sie her und wie wird man sie los?
Warum schieben wir Dinge überhaupt auf?
Warum verhalten wir uns unproduktiv, obwohl wir es eigentlich besser wissen? Obwohl viel zu tun ist und wir das Projekt toll finden? Auch das schlechte Gewissen hinterher ist uns allzu gut bekannt. Ich kann Sie beruhigen: Selten hat Prokrastination etwas mit Faulheit zu tun. Das Aufschieben beruht oftmals auf Angst. Denn oft stellen wir sehr hohe Anforderungen an uns selbst. Gleichzeitig haben wir Angst, diesen angestrebten Perfektionismus nicht erreichen zu können. Die Folge: Stress. Wir fangen mit der Arbeit erst gar nicht an. So können wir auch nicht versagen. Der Verstand schaltet auf stumm.
Angst vor Erfolg, Suche nach Belohnung
Auch die Angst vor dem Erfolg hemmt uns oft. Denn gute Ergebnisse führen meist zu weiteren und vielleicht schwierigeren Aufgaben. Dahinter steht jahrelange Konditionierung von Eltern, Lehrern und Vorgesetzten, die immer noch „ein bisschen mehr“ abgefragt haben. Daraus wächst die Sorge, sich bei Erfolg nur noch mehr aufzubürden. Es entsteht ein Kreislauf von Aufschieben und wachsender Versagensangst.
Belohnung ist die andere Hauptursache fürs Aufschieben. Wir sind sehr kreativ darin, unser Belohnungszentrum zu befeuern: Müll rausbringen, E-Mail-Postfach aufräumen, Akten wegheften. Schnell und leicht erledigt. Wir fühlen uns gut. Das lenkt uns wunderbar von anderen unangenehmen Aufgaben ab. Wer sich also selbst immer wieder bei solchen Dingen erwischt, muss seine Einstellung ändern – zur Arbeit und zu sich selbst.
Wie lässt sich Aufschieberitis vermeiden?
1. Das richtige Wort verändert die Einstellung
Kommen Ihnen folgende Sätze aus Ihrem inneren Monolog bekannt vor?
• „Es ist noch so viel zu tun“,
• „Ich muss dringend damit fertig werden“ oder
• „Ich sollte das unbedingt perfekt erledigen.“
Solche Formulierungen implizieren, dass wir uns gegen die Arbeit wehren und wider unseren Willen handeln. Damit sich Ihre Einstellung ändert, müssen Sie Ihre Sprache überdenken: Streichen Sie „muss“ und „sollte“ aus Ihrem Wortschatz. Das befreit. Ersetzen Sie die Worte durch Aussagen wie:
• „Wann und wie kann ich mit der Arbeit loslegen?“
• „Ich entscheide mich dafür, …“
• „Ich werde ein menschliches Ergebnis erzielen.“
2. Kurze Etappen für ein großes Ziel
Mehr Aufgaben produzieren mehr Stresshormone. Mein Rat: Schauen Sie sich nicht den ganzen Berg auf einmal an. Gehen Sie etappenweise vor. Wie bei einer Wanderung. Hier ist es deutlich motivierender, sich vor Augen zu halten, dass der nächste Rastplatz nur 15 Minuten entfernt liegt. Dass es noch sechs Stunden bis zum Ziel sind, klingt hingegen unendlich lang.
So sollten Sie auch Ihre Projekte angehen: in mehreren kleinen Schritten mit regelmäßigen Pausen. Dadurch erhalten Sie das Gefühl der Kontrolle. Und die vielen Aufgaben lähmen nicht Ihr gesamtes Tun. So stärken Sie Ihr Selbstwertgefühl. Nur durch die klare Einteilung von Arbeit – Erholung – Arbeit – Erholung verbessern sich in den arbeitsintensiven Phasen Ihre Ergebnisse. Es ist unmöglich, produktiv zu sein, ohne die eigenen Batterien aufzuladen.
3. Umgekehrte Zeitplanung
Besonders Selbstständige vergessen oft, dass sie an einem 24-Stunden-Tag auch noch schlafen, essen und andere Dinge tun müssen. Auch ohne feste Bürozeiten ist der Tag begrenzt. Trotzdem planen viele ihre Zeit unrealistisch. Um diesem Problem Herr zu werden, gibt es den Ansatz des umgekehrten Zeitplans. Diesen arbeiten Sie von hinten auf – vom Abgabetermin bis zum heutigen Datum. Dabei werden zuerst elementare Dinge wie Schlaf, Mahlzeiten und feste Termine erfasst. Vorsicht: Auch Aspekte wie Freizeitaktivitäten und morgendliches Pendeln dürfen Sie nicht vergessen.
Diese Vorgehensweise zeigt Ihnen, wie viel Zeit tatsächlich für wichtige Projekte vorhanden ist. Sie wirft einen realistischeren Blick auf Ihre Aufgaben. Da Sie so auch erst die angenehmen Dinge sehen, motiviert diese Art der Zeitplanung zusätzlich.
4. 30 Minuten sind genug
Mit der 30-Minuten-Regel verpflichten Sie sich, an wichtigen Projekten nur eine halbe Stunde zu arbeiten. Stoppen Sie die Zeit. Das klingt praxisfeindlich? Glauben Sie mir: 30 Minuten sind lang genug, um ein gutes Stück voranzukommen. In diesen 30 Minuten – ohne irgendeine Unterbrechung wie telefonieren oder Mails lesen – lässt sich viel erledigen. Gleichzeitig tun sie nicht weh. Wer zur Prokrastination neigt, kann sich hiermit selbst überlisten.
Legen Sie sich ein Notizblock bereit, während Sie arbeiten. Hier schreiben Sie alle Aufgaben rein, die Ihnen gerade so wichtig erscheinen, dass Sie Ihre derzeitige Arbeit unterbrechen wollen. Diese Aufgaben erledigen Sie später. Oder gar nicht. Gleichzeitig tragen Sie Ihre produktiven Zeiten ein. Am Abend lesen Sie vielleicht „3×30 Minuten für Projekt A“. Am Ende der Woche etwa „41×30 Minuten für Projekt B“. So umgehen Sie das beschriebene Gefühl des verlorenen Tages. Zudem macht es sichtbar, was Sie über die Woche geschafft haben. Das motiviert extrem.
5. Quick-Tipps gegen das Aufschieben
Abschließend noch ein paar Quick-Tipps, die Ihnen gegen spontane Anfälle von Aufschieberitis helfen können:
• Konzentrieren Sie sich immer nur auf das, was Sie gerade tun können.
• Erlauben Sie sich, Fehler zu machen. Aus Fehlern lernt man.
• Beginnen Sie mit einem Entwurf und verabschieden Sie sich von dem Gedanken, dass das Ergebnis sofort perfekt sein muss.
• Beginnen Sie klein. Jeder Weg beginnt mit dem ersten Schritt.
• Konzentrieren Sie sich aufs Anfangen. Überlegen Sie nicht schon vorab, wie Sie etwas abschließen sollen. Wenn Sie anfangen, erledigt sich das Fertigwerden von alleine.
• Lähmt Sie die Angst vor einer Aufgabe, schreiben Sie auf, was im schlimmsten Fall passieren kann. Überlegen Sie, welche Alternativen Ihnen offenstehen. Und was Sie in diesem Moment tun können, damit es erst gar nicht so weit kommt.
• Wenn Sie ein Tief haben, hören Sie nicht auf. Bleiben Sie nur noch fünf Minuten dran. Wenn Sie die Hürde des Problems nur ein kleines Stück überwinden, wird es Ihnen am nächsten Tag leichter fallen, wieder anzufangen.
• Gönnen Sie sich einen freien Tag in der Woche.
Kurzum: Hören Sie auf, aufzuhören!
Sie sehen: Aufschieben basiert auf vielfältigen Ursachen. Es bedeutet weder, dass Sie faul oder gedankenlos sind. Gleichzeitig gibt es viele Möglichkeiten, Prokrastination zu begegnen. Das Wichtigste sind ein gutes Selbstwertgefühl und Ihre Einstellung zur Arbeit. Wenn Sie sich dem bewusst sind und beides beeinflussen können, bleiben Sie produktiv und motiviert. Mein letzter Tipp, um Aufschieberitis loszuwerden: Fangen Sie einfach an!
Last, but not least: Um einigermaßen Ordnung im Büro zu halten, habe ich mich vor ungefähr zwei Jahren dazu entschlossen, eine spezielle Art der 
