Ein leerer Schreibtisch kostet Geld. Und zwar deutlich mehr, als viele Unternehmer denken. Laut einer Studie des ifo Instituts stehen in deutschen Büros durchschnittlich 35 Prozent der Arbeitsplätze dauerhaft ungenutzt. In Zeiten hybrider Arbeitsmodelle wird das zur echten Kostenfalle. Warum sollten Unternehmen teure Quadratmeter finanzieren, wenn die Hälfte der Tische sowieso leer bleibt? Genau hier beginnt ein radikales Umdenken: Wer seine Büroflächen flexibel nutzt, spart nicht nur Miete, sondern schafft zugleich Strukturen, die agiler, moderner – und für viele Mitarbeitende sogar attraktiver sind.
Flexible Büroorganisation reduziert Fixkosten spürbar
Unternehmen, die sich mit hybrider Arbeit ernsthaft auseinandersetzen, erkennen schnell: Ein fester Schreibtisch für jeden Mitarbeiter ist nicht mehr zeitgemäß. Die Realität in vielen Teams sieht längst anders aus. Mal wird von zu Hause gearbeitet, mal aus dem Co-Working-Space, mal aus dem Zug. Trotzdem halten viele Betriebe an klassischen Raumkonzepten fest. Das Ergebnis: halbleere Büros, überflüssige Infrastruktur und vermeidbare Fixkosten. Ein Wechsel auf ein Desk-Sharing-System kann diese Situation deutlich verbessern.
Bereits bei mittelgroßen Unternehmen mit 50 bis 100 Mitarbeitenden lassen sich durch konsequentes Flächenmanagement Einsparungen im fünfstelligen Bereich erzielen. Moderne Tools helfen dabei, diesen Wandel effizient umzusetzen. Eine Plattform wie Flexopus, mit der sich Arbeitsplätze und Räume digital verwalten und buchen lassen, bringt nicht nur Ordnung in die neue Flexibilität, sondern schafft auch Transparenz und Planungssicherheit. Wer sehen kann, wann wer im Büro ist, kann Flächen gezielt zuweisen – und auf überflüssige Tische ganz verzichten.
Mitarbeitende schätzen mobile Freiheit
Nicht nur für Unternehmen bringt das flexible Arbeiten Vorteile. Auch Mitarbeitende profitieren, wenn ihnen mehr Spielraum in der Gestaltung ihres Alltags eingeräumt wird. Pendelzeiten entfallen, Familienleben lässt sich leichter integrieren, persönliche Produktivitätsphasen werden besser genutzt. Laut einer repräsentativen Umfrage des Digitalverbands Bitkom aus dem Jahr 2023 wünschen sich über 78 Prozent der IT-Fachkräfte die Möglichkeit, regelmäßig remote zu arbeiten. Die Realität hinkt oft hinterher.
In der Praxis zeigt sich: Die Kombination aus Freiheit und Verlässlichkeit ist entscheidend. Wer komplett ortsunabhängig arbeiten kann, verliert irgendwann die Verbindung zum Team. Wer ständig ins Büro muss, empfindet es als Kontrollinstrument. Eine intelligente Mischung aus Präsenz und Homeoffice – mit klaren Rahmenbedingungen – bietet den besten Kompromiss. Unternehmen, die diese Kultur fördern, binden ihre Talente langfristiger und positionieren sich attraktiver am Arbeitsmarkt.
Schreibtisch-Sharing verändert die Raumplanung
Wer den Wechsel wagt, muss mehr tun als nur Namensschilder von den Schreibtischen nehmen. Eine intelligente Raumplanung wird zur Grundlage für erfolgreiche Umsetzung. Zonen für konzentriertes Arbeiten, Plätze für spontane Abstimmungen, Rückzugsräume und flexible Besprechungsflächen ersetzen das klassische 1-Schreibtisch-pro-Person-Modell. Das Büro wird zur Plattform – nicht zur Pflichtpräsenz.
Architektonisch lassen sich so moderne Arbeitswelten schaffen, die nicht nur kosteneffizient sind, sondern auch die Zufriedenheit steigern. Farben, Lichtkonzepte und Akustiklösungen spielen ebenso eine Rolle wie technologische Ausstattung. Wer spontan im Büro auftaucht, braucht sofort einsatzbereite Infrastruktur: Steckdosen, WLAN, Zugangssysteme – alles muss funktionieren. Tools wie Raum- und Arbeitsplatzbuchungssysteme helfen, die Auslastung zu steuern und Engpässe zu vermeiden.
Desk-Sharing hilft beim nachhaltigen Wirtschaften
Neben wirtschaftlichen und organisatorischen Vorteilen spielt auch die Nachhaltigkeit eine immer größere Rolle. Weniger Fläche bedeutet weniger Strom, weniger Heizung, weniger Reinigung. Unternehmen, die ihre Büronutzung halbieren, verringern nicht nur ihre Kosten, sondern auch ihren CO₂-Fußabdruck. In Zeiten steigender Energiepreise und wachsendem ökologischen Bewusstsein ist das ein Argument, das auch bei Stakeholdern, Kunden und Investoren Wirkung zeigt.
Die Deutsche Energie-Agentur (dena) beziffert das durchschnittliche Einsparpotenzial durch Flächenreduktion in Bürogebäuden auf bis zu 30 Prozent beim Energieverbrauch. Gleichzeitig entsteht die Chance, die eingesparten Mittel in zukunftsfähige Projekte zu investieren – etwa in Weiterbildung, IT-Infrastruktur oder klimafreundliche Mobilität für Mitarbeitende. So wird Desk-Sharing nicht zur Einschränkung, sondern zum Impulsgeber für eine neue, nachhaltige Unternehmenskultur.
Weniger Büro heißt nicht weniger Zusammenarbeit
Ein oft genannter Einwand gegen Desk-Sharing und Homeoffice lautet: Die Teamkultur leidet. Doch das stimmt nur, wenn Unternehmen keine Alternativen zur Begegnung schaffen. Wer hybride Arbeit als Chance begreift, kann bewusst Räume für echten Austausch gestalten. Statt zufälliger Nähe an Nachbartischen entsteht so eine neue Qualität von Zusammenarbeit – zielgerichteter, klarer und oft produktiver.
Planbare Präsenztage, gemeinsame Workshops, gezielte Team-Events und digitale Routinen wie virtuelle Daily-Check-ins oder Feedback-Runden helfen, den Kontakt zu halten. Wichtig ist dabei, dass die Bürozeit nicht als Pflicht, sondern als Möglichkeit verstanden wird. Mitarbeitende kommen dann gern, wenn sie wissen, dass echte Begegnung stattfindet. Unternehmen wiederum nutzen die Präsenzphasen, um strategisch wichtige Themen voranzubringen oder kreative Prozesse zu fördern.
