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Der Unterschied zwischen Mahnung und Zahlungserinnerung

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Sie erhalten einen Brief, der mit den Worten beginnt, dass eine Rechnung bis zum Tag X noch nicht bezahlt wurde. Der Ton ist freundlich und die Firma erinnert daran, dass doch die Rechnung so schnell wie möglich bezahlt werden sollte. Man gehe davon aus, dass die Zahlung nur übersehen wurde.

Jeder Leistungsempfänger sollte im Prinzip eine gute Zahlungsmoral besitzen, denn im umgekehrten Fall wäre man auch sauer, wenn man für eine Leistung den vereinbarten Lohn nicht bekommt. Eine Zahlungserinnerung ist sozusagen die Vorstufe vor der eigentlichen Mahnung. Bei einer Zahlungserinnerung wird dem Empfänger noch keine Mahngebühr angerechnet, denn so soll die Zahlungserinnerung den säumigen Kunden erst einmal ohne Druck zur Zahlung bewegen.

Wie das Mahnwesen meist organisiert ist

Eine Mahnung ist keine freundliche Zahlungserinnerung mehr

Eine Mahnung – häufig ein Ärgernis

In jeder Firma wird die Buchhaltung und das daraus resultierende Mahnwesen stets auf dem Laufenden gehalten. Hat die Firma eine Leistung erbracht, dann wird dem Kunden eine Rechnung erstellt. Auf dieser Rechnung wird die erbrachte Leistung mit dem zu erstattenden Betrag dargestellt. Neben der Rechnungsnummer findet der Rechnungsempfänger ein klares Zahlungsziel. Bis zu diesem Zeitpunkt sollte er die Rechnung bezahlen.

Jedes Unternehmen hat die Mahnstufen und die Zahlungsfristen für sich selbst festgelegt. Zum Beispiel gibt es Unternehmen, die auf eine sofortige Zahlung bestehen und als Anreiz 2 % Skonto anbieten. Lässt der Kunde das Zahlungsziel verstreichen, dann kann das Unternehmen eine Zahlungserinnerung verschicken und darauf verweisen, dass das Skonto verstrichen ist und nun bis zum Datum X die volle Summe zu überweisen oder zu zahlen. Für andere Unternehmen ist das der Zeitpunkt, gleich die erste Mahnung an den Kunden zu senden.

Hinweise für mutwillige “Nicht- oder Spätzahler”

Moderne Buchhaltungssysteme überwachen die Zeiträume und die eingegangenen Zahlungen. Für die säumige Kunden beginnt nun die Zeit, in der sie sehr aufmerksam ihre eingehenden Schreiben lesen sollten. Allerdings muss man sagen, dass viele Kunden ihre Zahlungen unverzüglich oder im angebotenen Zeitrahmen tätigen.

Viele andere Kunden lassen auch die erste Mahnung verstreichen und lassen es auf das nächste Schreiben ankommen. Man möchte diesen Kunden nicht immer bösen Willen unterstellen, aber man kommt nicht umhin, einen bestimmten Kundenkreis gerade das zu unterstellen, um sich einen persönlichen Vorteil zu verschaffen. Man lässt es dann bis auf die dritte Mahnung ankommen, um dann vielleicht doch endlich zu zahlen.

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Diese Zahlungsmoral ist höchst verwerflich, denn jeder Kunde sollte sich vor Augen halten, dass der Rechnungssteller mit Material, Arbeit und Lohnkosten in Vorleistung gegangen ist. Und wenn dann dessen finanzielles Polster aufgebraucht ist, dann kann es für das Unternehmen eng werden und den Arbeitnehmern an die Existenz gehen.

Die Mahnstufen

Wie schnell hintereinander die Mahnungen nacheinander kommen, entscheidet jede Firma selbst

Die Mahnstufen legt jede Firma selbst fest

Auch um diesen Passus abzuwehren, müssen die Mahnstufen eng gehalten werden. So werden in der Regel in den ersten zwei Stufen 14 Tage als Mahnung angenommen. Die dritte Mahnung hat dann vielleicht nur noch ein Zahlungsziel von sieben Tagen. Auch die Höhe der Mahnkosten kann von Unternehmen zu Unternehme unterschiedlich sein.

Ist bei vielen Firmen in der ersten Mahnstufe ein Betrag von 3 Euro üblich, können andere Firmen in dieser Stufe schon 5 Euro veranschlagen. In der dritten Mahnstufe kann es dann schon gut und gerne zum dreifachen Betrag der Stufe 1 kommen und so manch Säumiger überlegt nun doch, dass er selbst dafür verantwortlich ist, dass die Rechnung immer höher wird. Für die meisten heißt es nun, dass endlich gezahlt wird.

Die letzte Instanz der Mahnung

Wenn das Unternehmen alle Möglichkeiten für eine Zahlungserinnerung und der dazugehörigen Mahnung ausgeschöpft hat, bleibt dem Unternehmen nur noch die Möglichkeit, eine letzte Mahnung zu schicken, in der man den säumigen Kunden mit einem Inkassobüro droht oder dass die Angelegenheit dem Gericht übergeben wird. Da dem Kunden durch das Inkassounternehmen ebenso zusätzliche Kosten entstehen, wird es sich der Kunde vielleicht überlegen und schnell zahlen.

Vor allem hat es einen bitteren Beigeschmack, wenn der Postbote sieht, dass man von einem Inkassobüro angeschrieben wird. Auch die Aussicht auf ein Gerichtsverfahren lässt so manchen Kunden aus seinem Traum erwachen. Denn so schädigt er sehr schnell seinen eigenen Ruf.

Je mehr Mahnungen man erhält, desto höher wird die Gesamtrechnung am Ende

Mit den Mahngebühren erhöht sich die Rechnung

Man sollte also schon bei der Inanspruchnahme von Leistungen oder Waren sein persönliches Budget dem Preis anpassen. Wenn dann die Rechnung geschickt wird, dann sollte man diese nicht zu weit weglegen, sondern eine baldige Zahlung veranlassen.

Es bleibt vor allem bei dem Unternehmen ein negativer Eindruck zurück, der sich vielleicht auch auf weitere Geschäftsverbindungen nachteilig auswirken kann. Deshalb sollten Rechnungen sofort bezahlt werden, denn so kann sich der Kunde Ärger und Stress ersparen.

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